1. Digitalisierung ist Chefsache!

Damit ist nun wirklich nicht gemeint, dass der Chef die entsprechenden Projekte selbst umsetzen bzw. leiten sollte oder gar mit dem Coden beginnen sollte. Hingegen ist es unerlässlich, dass die Geschäftsführung und das höhere Management sich von Anfang an Zeit für dieses Thema nehmen muss. Angefangen von der proaktiven, motivierenden Kommunikation an ALLE Mitarbeiter des Unternehmens bis hin zu wöchentlichen Statusmeetings. Auch separate Ansprechpartner für das Thema Digitalisierung mit direkter Verbindung zur Geschäftsführung erzeugt eine höhere Priorisierung und Wahrnehmung innerhalb des Unternehmens. Bedenken Sie immer die Ängste und Sorgen der Belegschaft, welche zu derartigen Projekten oftmals einen drohenden Arbeitsplatzabbau befürchten!

2. Eindeutige Definition der zu lösenden Probleme und der dazugehörigen Zielgruppe!

Hier finden Sie bereits die häufigsten Stolpersteine - definieren Sie von Anfang an, wessen Bedürfnisse und Anforderungen in dem Projekt befriedigt werden sollen, welche Prozesse und Bereiche davon betroffen sind und welche Prozessschnittstellen bzw. Nebenprozesse beachtet werden sollten und welche Prozesse und Bereiche (zumindest in diesem Projekt!) eben nicht vorkommen.

3. Wer? Was? Wann? Warum? - Antworten!

Gerade neue Software oder bislang unbekannte Technologien sind für Personen, welche nicht affin mit IT sind, schwer zu greifen bzw. zu verstehen. Wichtig ist es aber trotzdem, im Vorfeld zu prüfen, ob und vor allem wie man seine Anforderungen oder seine gesteckten Ziele auch mit der Maßnahme erreichen kann. Hierzu empfiehlt es sich immer auch außerhalb seines normalen Netzwerkes oder der eigenen Branche auf Suche zu gehen. Sicherlich sind die klassischen Erstansprechpartner, wie beispielsweise das ausführende IT-Systemhaus sinnvoll. Aber bedenken Sie, dass hier oft nicht unabhängig von Technologie bzw. Anbietern gearbeitet wird. Probieren Sie doch einfach mal einen externen Berater oder suchen Sie das Gespräch mit einem Unternehmer aus Ihrer Umgebung, idealerweise aus einer vollkommen anderen Branche. Oder aber Sie gehen diese Runde mit Ihrem Team und definieren in Rahmen von Design Thinking das Projekt - was den charmanten Hintergedanken einer Team-bildenden Maßnahme hat.

4. Bestandsaufnahme!

Prüfen Sie den aktuellen Ist-Zustand zu den Problemstellungen. Prüfen Sie zum Beispiel, ob Prozess-Schwächen oder gar Prozess-Lücken vorhanden sind, Daten redundant gehalten werden, wo überall bereits eine Unterstützung durch passende Soft- oder Hardware gegeben ist, das Alter der Soft- und Hardware, die Flexibilität und Sicherheit Ihrer Infrastruktur und ob der Ist-Zustand den Bedürfnissen Ihrer definierten Zielgruppe entspricht.

5. Projektverantwortung im Fachbereich!

Ein Digitalisierungsprojekt gehört NICHT pauschal in den Verantwortungsbereich der IT- oder Finanzabteilung - außer es geht auch um zusätzliche Beschaffung. Prüfen Sie bitte ausgehend von der strategischen Relevanz, welche Zielgruppen Sie mit dieser Maßnahme erreichen und unterstützen wollen. Wollen Sie zum Beispiel bestehende Fertigungs- bzw. Produktionsprozesse durch eine Digitalisierungsmaßnahme unterstützen bzw. verbessern, sollten im ersten Schritt die Anforderungsbeschreibungen, die relevanten Entscheider und auch die Projektmitarbeiter aus dem betroffenen Bereich rekrutiert werden. Im zweiten Schritt wird dann untersucht, welche Randbereiche zusätzlich davon betroffen sein könnten und nimmt dann aus diesen Bereichen einen Vertreter/Projektmitarbeiter mit dazu auf. Grundsätzlich kann es auch sinnvoll sein, einen externen und neutralen Projektleiter für die Dauer der Maßnahme zu engagieren. Dieser kann dann unabhängig mögliche Konflikte moderieren und bringt notwendiges Methoden- und Branchenwissen mit.

6. Messbare Ziele und Anforderungen!

Nur mit klar messbaren sowie auch dokumentierten Anforderungen und Zielen können Sie eine ordentliche Projektdurchführung sowie der anschließenden Erfolgsmessung garantieren. Anforderungen sollten aus den Bedürfnissen der Zielgruppe abgeleitet sein und deren Wichtigkeit auf Basis einer Priorisierung eingeschätzt werden.

Neben den klassischen Zielen, wie im Budget bleiben, die dokumentierten Anforderungen erfüllen oder im geplanten Projektzeitziel bleiben, sollten Sie auch messbare Kennzahlen aus Ihrer Problemdomäne bzw. von Ihrer Zielgruppe haben. Wollen Sie zum Beispiel die Wartung Ihrer bestehenden Produktionsanlagen optimieren, so können Sie Erstreaktions-, Bearbeitungs- und Lösungszeit vor und nach dem Projekt messen und prüfen, ob die angestrebten Verbesserungen auch erreicht wurden. Nur so ist eindeutig belegbar, ob das Digitalisierungsprojekt zu der gewünschten Verbesserung geführt hat.

7. Fahrplan!

Der Fahrplan sollte zum Beispiel beinhalten, wer für was verantwortlich ist. Wer ist Projektleiter, wer Projektmitarbeiter? Wer schlichtet und wer entscheidet, wenn es zu Problemen kommt? Definieren Sie das Start- und Enddatum des Projektes. Prüfen Sie außerdem, ob es Sinn ergibt, das Projekt in Phasen und/oder Meilensteine einzuteilen.

Je genauer Sie den Fahrplan definieren, desto besser haben Sie im Blick, wer wie viel zu leisten hat, welches Budget Sie ggf. benötigen oder ob Sie sogar externe Unterstützung anfordern sollten.

8. Ressourcen!

Die meisten Projekte scheitern, weil die Ressourcen unzureichend sind. Entweder fehlen die technischen Voraussetzungen, dem eingesetzten oder vorhandenen Personal fehlen die Fähigkeiten und Kapazitäten oder das Budget passt so überhaupt nicht zu den Anforderungen.

Sollte auch nur einer der angesprochenen Punkte zutreffen, besteht dringender Handlungsbedarf. Befähigen Sie Ihr Personal durch Aus- und Weiterbildung oder holen Sie sich eine externe Projektunterstützung. Hier können erfahrene Projektleiter und auch sogar studentische Hilfskräfte eine tolle Ergänzung sein, um erstens Ihr Projekt zu leiten oder/oder zweitens Stammdaten- bzw. "Massen"-Tätigkeiten abzunehmen. Prüfen Sie auch, ob staatliche Fördermöglichkeiten (Landes-, Bundes- oder gar Europa-Mittel) vorhanden sind.

9. Kommunikationsplan!

Das Schlimmste was passieren kann ist, dass Sie die Mitarbeiter nicht abholen, nicht motivieren oder sogar vergessen. Reden Sie von Anfang an über die kommenden Maßnahmen und warum diese stattfinden, was die Vorteile sind und was dies ggf. für Auswirkungen auf das Tagesgeschäft haben kann. Binden Sie die Mitarbeiter aktiv ein und prüfen Sie, wen Sie in welchen Abständen wie informieren wollen.

Jedes Digitalisierungsprojekt bringt Veränderung und somit auch Ängste der Mitarbeiter mit sich. Vergessene oder vernachlässigte Personen können daher Projekte blockieren, verlangsamen oder wesentliche Anforderungen verschweigen sowie unschlüssige Mitarbeiter auf Ihre Seite ziehen. Schlimmstenfalls beschäftigen Sie sich dann am Ende des Tages mehr mit diesen "verlorenen" Mitarbeitern als mit dem Gelingen des Projektes.

10. Feedback!

Führen Sie periodisch Feedbackrunden während der Projektphase durch. Diskutieren Sie, was gut und was gegebenenfalls suboptimal gelaufen ist und definieren Sie gemeinsam Maßnahmen, wie Letzteres zukünftig vermieden werden kann. Bitte vermeiden Sie hier unbedingt Schuldzuweisungen jeglicher Art. Jeder aktive Kollege im Projekt-Team setzt sich für die Zukunft der Firma ein und sollte entsprechend gewürdigt werden. Das nächste Digitalisierungsprojekt wird dann sicherlich noch besser laufen.

Fazit

Unsere Projekterfahrung hat uns gezeigt, dass die oben genannten Punkte besonders wichtig für Projekte im Allgemeinen und für Digitalisierungsprojekte ganz im Besonderen sind. Wir hoffen, dass Ihnen unsere obige Checkliste dabei hilft, Ihr Digitalisierungsprojekt erfolgreich aufzusetzen und durchzuführen. Gerne unterstützen wir Sie dabei!